TCO mzdového a HR softwaru na 3 roky: modelový výpočet cloud vs. licence vs. outsourcing

TCO (celkové náklady vlastnictví) na 3 roky je nejspolehlivější způsob, jak srovnat cloudové mzdy, licenci a outsourcing. Sečtete všechny opakované platby (předplatné nebo údržba licence, docházka, provoz), jednorázové položky (zavedení, migrace, školení, integrace, hardware) a čas vlastních lidí včetně samotného zpracování mezd. V modelovém příkladu firmy s 35 zaměstnanci vychází za 3 roky licence s oddělenou docházkou na 599 200 Kč, outsourcing na 664 200 Kč a cloud se samoobsluhou na 682 800 Kč – rozdíly jsou menší, než napovídají měsíční ceníky, a pořadí se snadno otočí se změnou jednoho předpokladu. Všechna čísla jsou ilustrativní; postup je důležitější než výsledek.

Článek patří do sekce výpočty, rozpočet a výběr.

Proč 3 roky

Jednorázové náklady (zavedení, migrace) se rozloží a projeví se první zdražení při obnově. Kratší období zvýhodňuje řešení s nízkým vstupem, delší (5 let) zase licence. Tři roky jsou také typická délka závazku u HR systémů.

Co do TCO patří

Skupina	Položky	Kde je najít
Opakované platby	předplatné, roční údržba licence, docházka, podpora, hosting nebo server	nabídka, ceník, IT
Jednorázové náklady	zavedení, nastavení mzdových složek, migrace dat, školení, integrace, terminály	nabídka, odhad dodavatele
Interní čas	projekt zavedení, zpracování mezd, správa docházky	vaše odhady × cena práce
Změny ceny	zdražení při obnově, růst počtu zaměstnanců, kurz	smlouva, plán firmy
DPH	u neplátců všechny položky + 21 %	DPH u HR SaaS

Modelový výpočet: firma s 35 zaměstnanci

Smyšlená firma B (25 HPP, 4 kratší úvazky, 6 DPP, dvousměnný provoz). Cena interní práce 450 Kč/h. Všechny částky bez DPH a ilustrativní.

Varianta 1: cloud – mzdy + docházka + samoobsluha

Položka	Výpočet	Za 3 roky
Předplatné rok 1 a 2	8 500 × 12 × 2	204 000 Kč
Předplatné rok 3 (zdražení 10 %)	102 000 × 1,10	112 200 Kč
Zavedení a nastavení	jednorázově	25 000 Kč
Migrace dat	jednorázově	15 000 Kč
Školení	jednorázově	8 000 Kč
Interní čas na projekt	60 h × 450	27 000 Kč
Zpracování mezd vlastní účetní	18 h měsíčně × 450 × 36	291 600 Kč
Celkem		682 800 Kč

Varianta 2: licence + samostatná docházka

Položka	Výpočet	Za 3 roky
Licence mezd (pásmo do 50 osob)	jednorázově	45 000 Kč
Roční údržba licence	13 500 × 3	40 500 Kč
Server, zálohy, správa IT	1 000 × 36	36 000 Kč
Docházka v cloudu	35 × 60 × 36	75 600 Kč
Docházkové terminály (koupě)	2 × 12 000	24 000 Kč
Zavedení, migrace, školení	20 000 + 15 000 + 8 000	43 000 Kč
Napojení docházky na mzdy	jednorázově	12 000 Kč
Interní čas na projekt	70 h × 450	31 500 Kč
Zpracování mezd vlastní účetní	18 h × 450 × 36	291 600 Kč
Celkem		599 200 Kč

Bez samoobsluhy – výplatní pásky a žádosti o dovolenou zůstávají na e-mailu.

Varianta 3: outsourcing mezd

Položka	Výpočet	Za 3 roky
Služba mzdové účetní	35 × 450 × 36	567 000 Kč
Příprava podkladů o docházce ve firmě	6 h × 450 × 36	97 200 Kč
Celkem		664 200 Kč

Bez docházkového systému a samoobsluhy; s odborností a zastupitelností v ceně.

Jak výsledek číst

Varianta	TCO 3 roky	Na zaměstnance a měsíc	Co dostanete navíc
Licence + docházka	599 200 Kč	599 200 ÷ 35 ÷ 36 ≈ 476 Kč	docházka, vlastní data, ale IT starosti
Outsourcing	664 200 Kč	≈ 527 Kč	odbornost, zastupitelnost
Cloud se samoobsluhou	682 800 Kč	≈ 542 Kč	samoobsluha, aktualizace bez starostí

Rozdíl mezi nejlevnější a nejdražší variantou je 83 600 Kč za 3 roky, tedy zhruba 2 300 Kč měsíčně. To je méně než cena jedné chyby, která vyžaduje opravná hlášení za několik měsíců. Rozhodnutí proto nedělejte jen podle TCO: důležitější je, kdo mzdy zpracuje, zda máte zastupitelnost a kolik času ušetří samoobsluha (ten v tabulce není – viz z Excelu na HR systém).

Citlivost: co pořadí otočí

Zpracování mezd 12 h místo 18 h měsíčně (lepší docházka, méně ručních úprav): úspora 6 × 450 × 36 = 97 200 Kč u obou softwarových variant. Cloud pak vyjde na 585 600 Kč a dostane se pod outsourcing.
Růst na 50 zaměstnanců ve 2. roce: outsourcing a cloud rostou s počtem lidí, licence v pásmu do 50 osob ne.
Zdražení outsourcingu o 10 % ve 3. roce: +18 900 Kč (35 × 450 × 12 × 0,10).
Odchod vlastní mzdové účetní: náklad náboru a zaučení se v TCO neobjeví, ale u softwarových variant hrozí.

Pro výpočet zdražení použijte kalkulačku zdražení při obnově, pro návratnost přechodu kalkulačku návratnosti. Srovnání služby a vlastního zpracování podrobně rozebírá článek outsourcing mezd nebo vlastní software, měsíční ceny podle velikosti firmy článek cena za zaměstnance – modelové výpočty.

Šablona pro vlastní výpočet

Zapište počet osob pro každý rok (dnes, za rok, za 2 roky).
Pro každou nabídku vyplňte opakované platby po letech včetně zdražení.
Přidejte jednorázové položky.
Odhadněte interní čas (projekt + měsíční zpracování) a vynásobte cenou práce.
U neplátců přičtěte DPH.
Spočítejte TCO a cenu na zaměstnance a měsíc.
Změňte jeden předpoklad a sledujte, zda se pořadí změní.

Časté otázky

Patří do TCO i mzda mzdové účetní?

Ano, pokud srovnáváte s outsourcingem. Bez ní by vlastní software vypadal nesrovnatelně levněji. Pokud srovnáváte jen dva softwary a účetní zůstává, stačí započítat rozdíl v čase.

Mám diskontovat?

U 3 let a malých částek to výsledek prakticky nezmění. U velkých jednorázových investic (licence, hardware) můžete použít jednoduchou diskontní sazbu.

Jak odhadnout zdražení při obnově?

Podívejte se do smlouvy (inflační doložka, cenový strop) a na konec úvodní slevy. Bez informace počítejte s rezervou a ověřte ji citlivostí.

Co když dodavatel nabídku na 3 roky nedá?

Požádejte aspoň o písemná pravidla změny ceny. Pokud je neposkytne, počítejte s vyšší rezervou na zdražení.

Zdroje

Česká správa sociálního zabezpečení – pojistné pro výpočet ceny práce
Finanční správa – DPH a odpočet
Český statistický úřad – míra inflace pro odhad zdražení