DPH u mzdového a HR softwaru: sazba 21 %, zahraniční SaaS, přenesení daňové povinnosti a ceny v eurech
Jak se uplatňuje DPH u předplatného mzdového a HR softwaru, licencí a služeb mzdové účetní, kdy daň přiznává odběratel u zahraničního dodavatele a co to znamená pro neplátce.
Předplatné mzdového a HR softwaru, licence i služba externí mzdové účetní podléhají v Česku základní sazbě DPH 21 % (§ 47 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). U tuzemského dodavatele, který je plátcem, dostanete fakturu s DPH; jste-li plátce, daň si zpravidla odečtete. U dodavatele bez sídla v Česku – typicky mezinárodní HR platformy – je místem plnění při službě podnikateli zpravidla Česko (§ 9 odst. 1) a daň přiznává příjemce (§ 108 odst. 3 písm. a)). Plátce ji přizná a současně odečte. Neplátce se tím obvykle stává identifikovanou osobou (§ 6h) a daň musí odvést, aniž by si ji mohl odečíst. Pro neplátce je tak zahraniční služba o 21 % dražší, než ukazuje faktura. Tento článek není daňové poradenství.
Patří do sekce ceny, funkce a pravidla 2026.
Čtyři situace v tabulce
| Situace | Faktura | Kdo přizná DPH | Skutečný náklad |
|---|---|---|---|
| Tuzemský dodavatel, vy plátce | s DPH 21 % | dodavatel | cena bez DPH (DPH si odečtete) |
| Tuzemský dodavatel, vy neplátce | s DPH 21 % | dodavatel | cena s DPH |
| Zahraniční dodavatel, vy plátce | bez české DPH | vy (§ 108 odst. 3 písm. a)) | cena bez DPH (přiznáte a odečtete) |
| Zahraniční dodavatel, vy neplátce (osoba povinná k dani) | bez české DPH | vy jako identifikovaná osoba (§ 6h) | cena + 21 % |
Identifikovaná osoba má registrační a ohlašovací povinnosti vůči finančnímu úřadu (přihláška k registraci a daňové přiznání za období, kdy službu přijala). Pokud se jí kvůli jednomu předplatnému stát nechcete, srovnávejte zahraniční nabídku s tuzemskou včetně této administrativy.
Služba mzdové účetní a DPH
Externí mzdová účetní nebo účetní kancelář, která je plátcem DPH, fakturuje s DPH 21 %. Mzdová účetní – OSVČ, která plátcem není, fakturuje bez DPH. Pro firmu – neplátce je to podstatný rozdíl:
Modelový příklad
Smyšlená firma, neplátce DPH, 12 zaměstnanců. Dvě ilustrativní nabídky na zpracování mezd:
| Účetní kancelář (plátce DPH) | Mzdová účetní OSVČ (neplátce) | |
|---|---|---|
| Cena za zaměstnance a měsíc bez DPH | 380 Kč | 420 Kč |
| Měsíčně bez DPH | 12 × 380 = 4 560 Kč | 12 × 420 = 5 040 Kč |
| DPH 21 % | 957,60 Kč | 0 Kč |
| Skutečný měsíční náklad | 5 517,60 Kč | 5 040 Kč |
| Ročně | 66 211,20 Kč | 60 480 Kč |
Pro neplátce vychází nominálně dražší nabídka levněji. Pro plátce by to bylo naopak (54 720 Kč vs. 60 480 Kč ročně). Proto vždy srovnávejte podle toho, zda DPH skutečně nesete. Výpočet si ověříte v kalkulačce ceny s DPH.
Ceny v eurech
Mezinárodní HR platformy často účtují v eurech nebo dolarech. Pro rozpočet to znamená kurzové riziko a pro daň přepočet:
- DPH: základ daně v cizí měně se přepočítá kurzem devizového trhu ČNB nebo referenčním kurzem ECB ke dni vzniku povinnosti přiznat daň (§ 4 odst. 8 zákona o DPH).
- Účetnictví: přepočet podle § 24 až 24d zákona o účetnictví (denní kurz ČNB, případně pevný kurz).
- Rozpočet: počítejte s kurzovou rezervou; při roční platbě předem je riziko soustředěno do jednoho dne.
Modelový příklad
Smyšlená HR platforma: 7 EUR za zaměstnance a měsíc, 40 zaměstnanců, ilustrativní kurz 25 Kč/EUR. Měsíčně 40 × 7 × 25 = 7 000 Kč bez DPH. Plátce přizná a odečte 1 470 Kč DPH. Neplátce – identifikovaná osoba – odvede 1 470 Kč a jeho skutečný náklad je 8 470 Kč měsíčně, 101 640 Kč ročně. Když kurz stoupne na 26 Kč/EUR, je to u neplátce 40 × 7 × 26 × 1,21 = 8 808,80 Kč měsíčně. Kurz 25 Kč/EUR je ilustrativní předpoklad, ne aktuální kurz.
Zdražení při obnově a kurzovou rezervu spojíte v kalkulačce zdražení při obnově.
Na co si dát pozor na faktuře
- Správné údaje odběratele – u zahraničního dodavatele vaše DIČ, aby bylo zřejmé, že jde o službu osobě povinné k dani.
- Text o přenesení daňové povinnosti (reverse charge) na faktuře ze zahraničí.
- Datum uskutečnění plnění u předplatného – rozhoduje o období, kdy daň přiznáte.
- Jednorázové položky (zavedení, migrace, školení) – fakturují se zvlášť a mohou mít jiné datum plnění.
- Licenční poplatky vs. služby – u software jako služby i licence jde obvykle o službu; u nejasných smluv (například hardware docházkových terminálů ze zahraničí) se ptejte daňového poradce, protože u zboží platí jiná pravidla.
DPH v celkovém rozpočtu
Do tříletého TCO zahrňte DPH podle toho, zda jste plátce. Plátce počítá bez DPH, ale musí mít na DPH cash flow při roční platbě předem. Neplátce počítá s DPH u všech položek. Celkový postup najdete v článku TCO mzdového softwaru na 3 roky. Strukturu cen, na kterou se DPH uplatní, vysvětluje článek cenové modely za zaměstnance, licence a moduly.
Časté otázky
Je sazba DPH u softwaru vždy 21 %?
U služeb software jako služby, licencí a zpracování mezd ano – jde o základní sazbu podle § 47 zákona o DPH. Snížená sazba se na tyto služby nevztahuje.
Musím se kvůli zahraničnímu předplatnému registrovat?
Pokud jste osoba povinná k dani (podnikáte) a nejste plátce, přijetím služby od zahraniční osoby s místem plnění v Česku se zpravidla stáváte identifikovanou osobou. Podrobnosti a formuláře najdete na webu Finanční správy; v nejasných případech se obraťte na daňového poradce.
Účtuje zahraniční dodavatel někdy českou DPH?
Pokud je v Česku registrován k DPH a službu poskytuje z české provozovny, může fakturovat s českou DPH. Rozhoduje údaj na faktuře a smlouvě.
Je DPH z mzdového softwaru daňově uznatelná?
U plátce, který uplatní odpočet, DPH náklad není. U neplátce je DPH součástí ceny služby a jako náklad se uplatní spolu s ní.
Zdroje
- Finanční správa – DPH, identifikovaná osoba, formuláře
- Zákony pro lidi – zákon o DPH – § 4 odst. 8, § 6h, § 9, § 47, § 108
- Česká národní banka – kurzy devizového trhu
- e-Sbírka – úplná znění zákonů
