Cenové modely mzdového softwaru: za zaměstnance a měsíc, licence, moduly a minimální poplatky
Jak číst ceník mzdového a HR softwaru – platba za aktivního zaměstnance, licence s roční údržbou, moduly, minimální poplatek, roční vs. měsíční platba a příplatky.
Mzdový a personální software se v Česku prodává hlavně dvěma způsoby: předplatným za zaměstnance a měsíc (typicky cloud) a jednorázovou licencí s ročním poplatkem za aktualizace (typicky desktop nebo server ve firmě). Kolem nich se skládají moduly, minimální poplatky, příplatky za služby a slevy za roční platbu. Dva ceníky se stejnou „cenou za zaměstnance“ proto mohou vést k úplně jinému ročnímu účtu. Tento článek vysvětluje každý model, jeho skryté položky a jak nabídky převést na společný základ.
Článek navazuje na přehled kolik stojí mzdový a HR software. Všechny částky jsou ilustrativní.
Model 1: předplatné za zaměstnance a měsíc
Nejrozšířenější model u cloudových mezd a HR systémů. Platíte za každou osobu, které se v daném měsíci zpracovává mzda nebo která je v systému „aktivní“.
Na co se ptát:
- Kdo je aktivní zaměstnanec. Počítá se zaměstnanec na DPP, který v měsíci nic neodpracoval? Zaměstnankyně na rodičovské dovolené? Člověk, který skončil 3. dne v měsíci? Ceníky se tu výrazně liší.
- Počítá se maximum, nebo průměr? Některé systémy účtují nejvyšší počet osob v měsíci, jiné stav k určitému dni.
- Pásma. Cena za osobu bývá odstupňovaná (například jiná do 25 lidí, jiná od 26). Zjistěte, zda nižší cena platí pro všechny, nebo jen pro osoby nad hranicí pásma.
- Minimální měsíční poplatek. U malých firem často rozhoduje víc než cena za osobu.
Modelový příklad
Smyšlený ceník: 90 Kč za zaměstnance a měsíc, minimální poplatek 1 200 Kč. Firma s 9 zaměstnanci: 9 × 90 = 810 Kč, ale zaplatí minimum 1 200 Kč. Skutečná cena za zaměstnance je 1 200 ÷ 9 ≈ 133 Kč. Firma s 30 zaměstnanci: 30 × 90 = 2 700 Kč, minimum se neuplatní.
Model 2: licence s roční údržbou
Desktopové a serverové mzdové programy se tradičně prodávají jako licence. Cena závisí na počtu zpracovávaných zaměstnanců (pásma), počtu uživatelů (kolik lidí s programem pracuje) a modulech.
| Položka | Kdy se platí | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Licence | jednou při nákupu | pásmo počtu zaměstnanců – při růstu se dokupuje |
| Roční poplatek za aktualizace (údržba) | každý rok | bez něj nedostanete legislativní změny, tedy ani úpravy pro JMHZ |
| Další uživatel / síťová verze | při rozšíření | práce dvou mzdových účetních současně |
| Instalace, servis | podle potřeby | často hodinová sazba |
| Server, zálohy, vzdálený přístup | průběžně | náklad vašeho IT, v nabídce chybí |
Roční údržba se u licencí obvykle počítá jako procento z ceny licence nebo jako pevný poplatek podle pásma. Bez ní program technicky funguje, ale u mezd je neaktualizovaný program prakticky nepoužitelný – každý rok se mění minimální mzda, průměrná mzda a s ní hranice pro 23% sazbu daně a maximální vyměřovací základ, často i slevy a formuláře.
Modelový příklad
Smyšlená licence pro pásmo do 50 zaměstnanců za 30 000 Kč a roční údržba 9 000 Kč. Za 3 roky: 30 000 + 3 × 9 000 = 57 000 Kč bez DPH, plus server a práce IT. Srovnatelné cloudové předplatné 35 osob × 90 Kč × 36 měsíců = 113 400 Kč. Licence vychází levněji – ale jen pokud započtete i náklady na provoz, které cloud nese za vás. Celkový pohled dává článek TCO na 3 roky.
Model 3: moduly a balíčky
HR software se skládá z modulů. Typická skladba:
- mzdy – výpočet, výplatní pásky, hlášení, mzdové listy,
- personální agenda – evidence zaměstnanců, smlouvy, dokumenty, školení, lékařské prohlídky, osobní ochranné pracovní prostředky,
- docházka – záznam příchodů a odchodů, směny, konto pracovní doby, přesčasy,
- dovolené a nepřítomnosti – žádosti, schvalování, čerpání v hodinách,
- samoobsluha zaměstnanců – výplatní pásky, žádosti, změny údajů v aplikaci,
- nábor, hodnocení, vzdělávání – spíše pro firmy od několika desítek lidí.
Balíčky („Start“, „Standard“, „Pro“) zjednodušují nákup, ale zkontrolujte, zda modul, který potřebujete, není jen ve vyšším balíčku. Jeden modul tak může zdražit celý účet. Rozdíly mezi typy řešení popisuje článek typy řešení: mzdy, HR a docházka.
Model 4: služba mzdové účetní (outsourcing)
Pokud mzdy nezpracováváte sami, platíte službu. Cena zahrnuje práci i software, ale struktura bývá jiná:
- paušál za zaměstnance a měsíc (často jiný pro HPP a pro dohody),
- příplatky za nástup a výstup zaměstnance, za roční zúčtování daně, za exekuce a insolvence, za podklady dodané po termínu,
- minimální měsíční částka.
Srovnání s vlastním softwarem rozebírá článek outsourcing mezd nebo vlastní software.
Roční nebo měsíční platba
Roční platba předem bývá ilustrativně o 10–20 % levnější. Má ale dvě nevýhody: platíte i za zaměstnance, kteří během roku odejdou (pokud ceník počítá s fixním počtem), a těžko se odchází. Měsíční platba je dražší, ale pružná. U rychle rostoucích firem se často sjednává roční základ s měsíčním doúčtováním osob navíc. Podrobně v článku zdražení při obnově a roční platba.
Jak převést nabídky na společný základ
- Stanovte stejný počet osob pro všechny nabídky – včetně dohod a průměrné fluktuace.
- Stanovte stejný rozsah modulů. Pokud nabídka modul nemá, doplňte náklad alternativy (například samostatná docházka).
- Spočítejte roční cenu bez DPH a s DPH.
- Připočtěte jednorázové položky (zavedení, migrace, školení) a rozpočítejte je na 3 roky.
- Přidejte zdražení při obnově podle smlouvy.
| Nabídka (smyšlená) | Cena za osobu | Minimum | Moduly v ceně | Roční cena pro 35 osob |
|---|---|---|---|---|
| A – cloud | 140 Kč | 1 500 Kč | mzdy, docházka, samoobsluha | 35 × 140 × 12 = 58 800 Kč |
| B – cloud | 95 Kč | 1 000 Kč | jen mzdy; docházka +40 Kč | 35 × 135 × 12 = 56 700 Kč |
| C – licence | – | – | mzdy; údržba 9 000 Kč/rok | 30 000 ÷ 3 + 9 000 = 19 000 Kč/rok + provoz |
Nabídka B působí levněji o třetinu, po doplnění docházky je rozdíl jen 2 100 Kč ročně. U nabídky C je třeba doplnit server, zálohy a čas IT. Pro vlastní čísla použijte odhad měsíční ceny.
Časté otázky
Co je „aktivní zaměstnanec“?
Pojem není zákonný, každý výrobce si ho definuje sám v obchodních podmínkách. Obvykle jde o osobu, které se v měsíci zpracovává mzda nebo která má v systému platný pracovní vztah. Vyžádejte si definici písemně.
Platí se za uživatele systému, nebo za zaměstnance?
U mezd většinou za zpracovávané zaměstnance; u licencí někdy i za počet souběžných uživatelů. U HR systémů se samoobsluhou je uživatelem každý zaměstnanec, ale cena bývá stejně za zaměstnance.
Lze vyjednat nižší cenu?
Často ano – zejména při delším závazku, roční platbě nebo přechodu od konkurence. Vyjednávejte ale hlavně o pravidlech zdražení při obnově, ne jen o první roční ceně.
Proč je údržba licence povinná?
Formálně povinná není, ale bez ní nedostanete změny sazeb a formulářů. U mezd, kde se parametry mění každý rok, je to nutnost.
Zdroje
- Česká správa sociálního zabezpečení – parametry pojistného a hlášení pro rok 2026
- Finanční správa – zálohy na daň, formuláře, DPH
- Český statistický úřad – míra inflace pro inflační doložky
- e-Sbírka – úplná znění předpisů
