Cena mzdového softwaru za zaměstnance: modelové výpočty pro firmu s 10, 35 a 120 lidmi
Tři modelové rozpočty mzdového a HR softwaru podle počtu zaměstnanců – minimální poplatek, moduly, sezónní brigádníci, interní čas a srovnání s outsourcingem. Ilustrativní čísla.
Kolik zaplatíte za mzdový a HR software měsíčně, spočítáte jednoduše: počet zpracovávaných zaměstnanců × cena za zaměstnance a měsíc + pevné položky (minimální poplatek, moduly za firmu, terminály). Výsledek je ale jen polovina pravdy. U malé firmy často rozhoduje minimální poplatek, u sezónní firmy definice aktivního zaměstnance a u vlastního softwaru čas člověka, který mzdy zpracovává. Níže jsou tři modelové výpočty se smyšlenými firmami a ilustrativními cenami, které ukazují, jak se tyto faktory projeví. Dosaďte vlastní nabídky do odhadu měsíční ceny.
Článek patří do sekce výpočty, rozpočet a výběr.
Firma A: 10 lidí, kancelář
Smyšlená projekční kancelář: 8 zaměstnanců na HPP, 2 na DPP, pevná pracovní doba, žádné směny.
| Varianta | Výpočet (ilustrativně) | Měsíčně | Ročně |
|---|---|---|---|
| Cloudové mzdy, 90 Kč/osoba, minimum 1 200 Kč | 10 × 90 = 900 Kč → platí se minimum | 1 200 Kč | 14 400 Kč |
| + interní čas na mzdy | 6 h × 450 Kč/h (cena práce vlastní účetní) | 2 700 Kč | 32 400 Kč |
| Vlastní zpracování celkem | 3 900 Kč | 46 800 Kč | |
| Outsourcing, 450 Kč/osoba | 10 × 450 | 4 500 Kč | 54 000 Kč |
Rozdíl 7 200 Kč ročně ve prospěch vlastního zpracování platí jen tehdy, pokud někdo ve firmě mzdy umí a má kdo ho zastoupit. Jinak je outsourcing u takto malé firmy obvykle rozumnější volba. Skutečná cena za osobu u cloudu je 1 200 ÷ 10 = 120 Kč, ne 90 Kč – vliv minimálního poplatku.
Firma B: 35 lidí, provoz se směnami
Smyšlená firma: 25 HPP, 4 kratší úvazky, 6 DPP; dvousměnný provoz. Varianta mzdy + docházka + samoobsluha.
| Položka | Výpočet (ilustrativně) | Měsíčně |
|---|---|---|
| Mzdy + docházka + samoobsluha, 200 Kč/osoba | 35 × 200 | 7 000 Kč |
| Pronájem 2 docházkových terminálů | 2 × 750 | 1 500 Kč |
| Celkem bez DPH | 8 500 Kč | |
| Ročně | 8 500 × 12 | 102 000 Kč |
Sezóna. V létě firma přibere 10 brigádníků na DPP na 3 měsíce: 10 × 200 × 3 = 6 000 Kč ročně navíc. Pokud ceník účtuje maximum osob v roce (ne v měsíci), může být dopad mnohem vyšší: 10 × 200 × 12 = 24 000 Kč. Definici si nechte potvrdit písemně – viz cenové modely za zaměstnance, licence a moduly.
Vztah k ceně práce. Ročně 102 000 Kč ÷ 35 ≈ 2 914 Kč na zaměstnance. U zaměstnance s hrubou mzdou 45 000 Kč je roční cena práce 12 × 60 210 = 722 520 Kč (výpočet v článku mzdy 2026: pojistné, daň a slevy). Software tedy představuje zhruba 0,4 % ceny práce. Chyba, která jednomu zaměstnanci špatně spočítá přesčasy, může stát víc.
Firma C: 120 lidí, tři pobočky
Smyšlená obchodní firma: 95 HPP, 25 DPP a DPČ, 3 pobočky, vedoucí schvalují dovolené a docházku. Varianta HR systém se mzdami.
| Položka | Ceník (ilustrativně) | Po vyjednání (ilustrativně) |
|---|---|---|
| HR systém se mzdami | 120 × 350 = 42 000 Kč | 120 × 300 = 36 000 Kč |
| Terminály, podpora s prioritou | 5 000 Kč | 5 000 Kč |
| Měsíčně | 47 000 Kč | 41 000 Kč |
| Ročně | 564 000 Kč | 492 000 Kč |
Množstevní sleva 50 Kč na osobu ušetří 72 000 Kč ročně. Pozor ale na podmínky: sleva bývá vázána na závazek 24–36 měsíců a při obnově se může vrátit. Viz zdražení při obnově a roční platba.
Co v měsíční ceně chybí
Měsíční cena nezahrnuje:
- jednorázové zavedení a nastavení mzdových složek,
- migraci dat z dosavadního systému (průměry, zůstatky dovolené, historie) – viz migrace mzdových dat,
- školení mzdové účetní, vedoucích a zaměstnanců,
- integrace s účetnictvím, bankou a docházkou,
- DPH u neplátců,
- zdražení při obnově.
Tyto položky spojuje výpočet TCO na 3 roky.
Citlivost výsledku
U firmy B se podívejte, jak se roční náklad mění podle předpokladů:
| Změna předpokladu | Roční náklad |
|---|---|
| Základ (35 osob, 200 Kč, terminály 1 500 Kč) | 102 000 Kč |
| Cena 150 Kč místo 200 Kč | 35 × 150 × 12 + 18 000 = 81 000 Kč |
| Cena 300 Kč místo 200 Kč | 35 × 300 × 12 + 18 000 = 144 000 Kč |
| Růst na 50 osob | 50 × 200 × 12 + 18 000 = 138 000 Kč |
| Bez terminálů (docházka v mobilu) | 35 × 200 × 12 = 84 000 Kč |
Nejvíc výsledek ovlivní cena za osobu a růst firmy. Proto vyjednávejte cenu pro budoucí počet lidí, ne jen dnešní.
Časté otázky
Je cena za zaměstnance vyšší u menších firem?
Obvykle ano – kvůli minimálnímu poplatku a pásmům. U 10 lidí může být efektivní cena za osobu výrazně vyšší než ceníková.
Mám počítat s cenou s DPH?
Jen pokud nejste plátce DPH nebo pokud potřebujete plánovat cash flow při roční platbě. Neplátce přičte 21 % – použijte kalkulačku ceny s DPH.
Jak ocenit čas vlastní mzdové účetní?
Vezměte její měsíční cenu práce (hrubá mzda + pojistné zaměstnavatele) a vydělte počtem odpracovaných hodin. Vynásobte hodinami, které mzdy měsíčně zaberou. Pro rozpočet stačí odhad.
Proč se výsledek liší od nabídky dodavatele?
Nabídka může zahrnovat jiné moduly, slevu na první rok nebo jiný počet osob. Převeďte ji na stejné předpoklady, jaké používáte v tomto výpočtu.
Zdroje
- Česká správa sociálního zabezpečení – pojistné pro výpočet ceny práce
- Finanční správa – DPH a zálohy na daň
- Český statistický úřad – průměrné mzdy pro odhad ceny práce
