Migrace mzdových dat do nového systému: co převést, jak to zkontrolovat a kdy přejít

Při přechodu na nový mzdový software nestačí převést jména a mzdy. Aby první výplata v novém systému seděla, musíte převést i průměrné výdělky, zůstatky dovolené v hodinách, roční kumulace pro daň a pojistné (zejména pro roční zúčtování a maximální vyměřovací základ), rozpracované srážky ze mzdy a stav registrací a odeslaných hlášení na ČSSZ. Starší historii, hlavně mzdové listy, musíte uchovat – ať už v novém systému, nebo v exportu ze starého. Nejméně rizikový termín je začátek kalendářního roku, nejčastěji používaný začátek čtvrtletí. Klíčem k úspěchu jsou kontrolní součty a paralelní zkušební výpočet. Tento článek obsahuje seznam dat, postup a typické chyby.

Patří do sekce chyby, rizika a oficiální zdroje.

Co převést: seznam dat

Skupina	Data	Proč jsou potřeba
Kmenová data	jméno, rodné číslo, adresa, zdravotní pojišťovna, bankovní účet, datum nástupu, typ a úvazek pracovního vztahu	základ výpočtu a hlášení
Mzdové podmínky	mzdový tarif, příplatky, osobní ohodnocení, benefity	správná hrubá mzda
Průměrný výdělek	průměr pro pracovněprávní účely za předchozí čtvrtletí	náhrady mzdy (dovolená, překážky, nemoc prvních 14 dní)
Dovolená	nárok, čerpání, převedené hodiny	zůstatek v hodinách
Roční kumulace	zdanitelné příjmy, zálohy, slevy a zvýhodnění po měsících, vyměřovací základy	roční zúčtování daně, maximální vyměřovací základ, potvrzení o příjmech
Prohlášení poplatníka	podepsaná prohlášení, doklady k dětem	slevy a zvýhodnění
Srážky	exekuce, insolvence, dohody o srážkách, pořadí, zbývající dluh	správné srážky a nezabavitelná částka
Registrace a hlášení	stav registrace zaměstnance v JMHZ, odeslaná hlášení, opravy	navázání na ČSSZ
Historie	mzdové listy, ELDP za doby před rokem 2026, výplatní pásky	archivace a dotazy zaměstnanců
Personální agenda	smlouvy, dodatky, lékařské prohlídky, školení	termíny a doklady

Kdy přejít

Termín	Výhody	Nevýhody
1. ledna	nové kumulace od nuly, čisté oddělení roků	nejvytíženější měsíc (nové parametry, roční zúčtování za starý rok)
Začátek čtvrtletí	průměry za ukončené čtvrtletí, menší vytížení	nutno převést kumulace za předchozí měsíce
V průběhu čtvrtletí	–	nejvíc dopočtů a rizik, nedoporučuje se

Při přechodu v průběhu roku musí nový systém znát kumulace od ledna. Pokud je nedokáže importovat, můžete roční zúčtování za daný rok dokončit ve starém systému – pak ale potřebujete jeho přístup ještě na začátku dalšího roku.

Postup migrace v osmi krocích

Soupis dat podle tabulky výše a domluva s dodavatelem, co importuje automaticky a co se zadává ručně.
Export ze starého systému – kmenová data, kumulace, průměry, zůstatky; u outsourcingu si data vyžádejte od mzdové účetní podle smlouvy.
Čištění dat: sjednocení formátů, doplnění chybějících údajů, převod dovolené ze dnů na hodiny, kontrola duplicit.
Import do zkušebního prostředí.
Kontrolní součty (viz níže).
Paralelní zkušební výpočet posledního uzavřeného měsíce v obou systémech – viz poptávka, demo a zkušební výpočet mezd.
Ostrý měsíc s kontrolou výsledků proti starému systému.
Archiv starého systému – export mzdových listů a historie, ověření čitelnosti, zajištění přístupu na dobu archivace. Lhůty v článku archivace mzdových listů a HR dat.

Kontrolní součty

Před prvním ostrým výpočtem porovnejte mezi starým a novým systémem:

počet aktivních zaměstnanců podle typu vztahu,
součet hrubých mezd za poslední měsíc,
součet zůstatků dovolené v hodinách,
součet ročních zdanitelných příjmů a záloh na daň od ledna,
součet vyměřovacích základů pro sociální a zdravotní pojištění od ledna,
počet a zbývající částky srážek,
seznam zdravotních pojišťoven a počty pojištěnců u každé.

Modelový příklad

Smyšlená firma s 35 lidmi přechází k 1. 10. Kontrolní součet dovolené: starý systém 2 184 hodin, nový 2 144 hodin. Rozdíl 40 hodin = jeden týden dovolené jednoho zaměstnance při 40hodinovém týdnu. Dohledání ukáže, že u jedné zaměstnankyně se nepřevedlo 40 hodin převedených z minulého roku. Oprava trvá minutu – kdyby se rozdíl nenašel, projevil by se až při skončení pracovního poměru jako špatně proplacená dovolená.

Typické chyby při migraci

Dovolená převedená ve dnech místo hodin.
Chybí průměrný výdělek za poslední čtvrtletí – náhrady se první měsíc počítají špatně.
Kumulace pro roční zúčtování začínají od data přechodu, ne od ledna.
Exekuce bez zbývající dlužné částky nebo pořadí.
Zaměstnanec s více vztahy (HPP a DPP) převedený jako dva lidé bez vazby.
Neověřený stav registrace zaměstnanců na ČSSZ po zavedení JMHZ – viz JMHZ a mzdový software.
Starý systém se vypne dřív, než se ověří archiv.

Další chyby výběru a zavádění shrnuje článek nejčastější chyby. Jak napojit nový systém na účetnictví a banku, popisuje článek integrace mezd s účetnictvím, bankou a docházkou.

Kolik migrace stojí

Ilustrativně od jednotek tisíc korun u jednoduché firmy s čistými daty po desítky tisíc u firmy se směnami, exekucemi a daty z více zdrojů. Největší položkou bývá interní čas na čištění dat, který v nabídce dodavatele není. Započítejte ho do TCO na 3 roky.

Časté otázky

Musí nový dodavatel převzít data ze starého systému?

Nemusí; záleží na nabídce. Někteří mají importy z běžných českých mzdových programů, jinde se data připravují v tabulkách. Ptejte se konkrétně na váš současný systém.

Co když starý dodavatel data nevydá?

Rozhoduje smlouva. Proto má být export dat součástí každé smlouvy od začátku. Data o zaměstnancích má zaměstnavatel jako správce právo získat; při sporu pomůže advokát.

Lze převést i historii výplatních pásek?

Často jen jako PDF archiv. Pro zákonné účely je důležitější mzdový list a podklady pro důchodové pojištění.

Jak dlouho držet starý systém?

Minimálně do dokončení ročního zúčtování a ověření archivu. Pokud v něm zůstávají jediné kopie mzdových listů, po celou dobu archivace.

Zdroje

Česká správa sociálního zabezpečení – registrace zaměstnanců, JMHZ, ELDP za starší období
Finanční správa – roční zúčtování a potvrzení o zdanitelných příjmech
Úřad pro ochranu osobních údajů – zabezpečení přenosu osobních údajů
Zákony pro lidi – zákoník práce – průměrný výdělek, dovolená, srážky