Chyby, rizika a oficiální zdroje
Archivace mzdových listů a HR dat: 45 let, 10 let, 5 let – co a jak dlouho uchovávat a co s daty při změně softwaru
Lhůty pro uchování mzdových listů, evidence pracovní doby, účetních a daňových dokladů a personálních dokumentů v Česku 2026 a jak je zajistit v cloudovém mzdovém softwaru i při změně dodavatele.
Nejdelší lhůtou v mzdové agendě je 45 kalendářních let: tak dlouho musí zaměstnavatel uchovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění – a podle zákona se mezi ně vždy počítají i doklady o vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby (§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.). U poživatelů starobního důchodu je lhůta 10 let. Účetní doklady se podle zákona o účetnictví uchovávají zpravidla 5 let, účetní závěrka 10 let. Pro výběr softwaru to znamená jediné: cloudový systém musí umět data vydat v čitelné podobě, protože předplatné téměř jistě skončí dřív než povinnost data uchovávat. Níže je přehled lhůt a praktický postup.
Patří do sekce chyby, rizika a oficiální zdroje. Stav k 28. 10. 2026; nejde o právní poradenství.
Přehled lhůt
| Dokument | Lhůta | Právní základ |
|---|---|---|
| Mzdové listy / účetní záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních let po roce, kterého se týkají | § 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. |
| Totéž u poživatelů starobního důchodu | 10 kalendářních let | tamtéž |
| Doklady o vzniku a skončení pracovního vztahu, pracovní úrazy, nemoci z povolání, evidence pracovní doby včetně neplaceného volna | považují se za záznamy podle písm. c) → 45 let | § 35a odst. 4 písm. c), věta za středníkem |
| Záznamy o poživatelích starobního nebo invalidního důchodu (evidence podle § 37 odst. 1) | 10 kalendářních let | § 35a odst. 4 písm. b) |
| Další záznamy podle § 35a odst. 4 písm. a) | 6 kalendářních roků (nejméně 3 roky od zaplacení dlužného pojistného) | § 35a odst. 4 písm. a) |
| Účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy | 5 let od konce účetního období | § 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | § 31 odst. 2 zákona o účetnictví |
| Daňové doklady pro DPH | 10 let od konce zdaňovacího období | § 35 zákona o DPH |
Mzdový list je povinný doklad zaměstnavatele, který vyplácí mzdy (§ 38j zákona o daních z příjmů; zákon o daních z příjmů ho vyžaduje i u poplatníků s daňovou evidencí). Zákoník práce sám dobu uchování evidence pracovní doby nestanoví – proto je klíčové právě ustanovení zákona č. 582/1991 Sb.
Co z toho plyne pro výběr softwaru
- Export mzdových listů za všechny roky ve formátu, který přečtete bez původního programu (PDF/A pro čtení, CSV/XML pro data).
- Export evidence pracovní doby – i ta podléhá 45leté lhůtě. Docházkový systém, který po skončení předplatného data smaže, je problém.
- Doba dostupnosti dat po ukončení smlouvy – ve smlouvě uveďte, jak dlouho bude export k dispozici (například 90 dnů) a zda je zdarma.
- Archiv starého systému při migraci – viz migrace mzdových dat.
- Mazání po uplynutí lhůt – systém by měl umět označit a vymazat data, která už nejsou potřeba (GDPR).
Smluvní stránku rozebírá článek smlouva, SLA a chyby ve výpočtu mezd.
Praktický postup archivace
| Krok | Co udělat | Kdo |
|---|---|---|
| 1 | Každý rok po ročním zúčtování vytvořit archiv mzdových listů a evidence pracovní doby za uzavřený rok | mzdová účetní |
| 2 | Uložit archiv mimo mzdový systém (firemní úložiště se zálohou, spisovna) | IT / vedení |
| 3 | Ověřit čitelnost archivu (otevřít, zkontrolovat úplnost) | mzdová účetní |
| 4 | Vést soupis archivovaných let a lhůt | personalista |
| 5 | Po uplynutí lhůt archiv bezpečně skartovat | odpovědná osoba |
Modelový příklad
Smyšlená firma používá cloudové mzdy od roku 2019 a v roce 2026 mění dodavatele. Musí si vyžádat mzdové listy a evidenci pracovní doby za roky 2019–2026 (8 let) a uchovat je do konce roku 2071 (za rok 2026: 2026 + 45). Pokud starý dodavatel umí jen PDF výplatních pásek, nestačí to – firma potřebuje mzdové listy s údaji pro důchodové pojištění. Proto se požadavek na export řeší před podpisem první smlouvy, ne až při odchodu.
Osobní spis a ostatní HR dokumenty
Zaměstnavatel smí vést osobní spis, který obsahuje jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce). Do spisu smí nahlížet nadřízení vedoucí, zaměstnanec sám a vyjmenované orgány (inspekce práce, Úřad práce, ÚOOÚ, soud a další). Pro HR systém to znamená:
- přístupová práva podle rolí – vedoucí vidí spisy svých podřízených, ne všech,
- žádné zbytečné dokumenty – kopie občanských průkazů, životopisy neúspěšných uchazečů nebo zdravotní údaje mimo nezbytný rozsah do spisu nepatří,
- lhůty pro ostatní dokumenty (smlouvy, dodatky, školení BOZP) si stanovte vnitřní směrnicí podle účelu a promlčecích lhůt; mazání nastavte v systému.
Podrobnosti o ochraně osobních údajů v článku GDPR v mzdovém a HR softwaru.
Papír, sken, nebo jen elektronicky?
Pokud mzdové listy vznikají elektronicky, mohou se elektronicky i uchovávat. Důležitá je integrita a čitelnost po celou dobu – formát, který bude za 30 let otevřitelný, zálohy a ochrana před změnou. U naskenovaných papírových dokumentů (například starší mzdové listy) zvažte, zda originály skartovat; pro případné spory je bezpečnější originály ponechat, dokud k tomu nemáte jasný postup podle zákona o účetnictví.
Časté otázky
Musím uchovávat mzdové listy i za brigádníky na DPP?
Pokud se z odměny platilo pojistné (účast na důchodovém pojištění), jde o údaje potřebné pro důchodové pojištění a platí stejné lhůty. Mzdový list je potřeba vést i pro daňové účely.
Stačí, že data má dodavatel cloudového softwaru?
Ne. Povinnost má zaměstnavatel. Dodavatel je zpracovatel a po skončení smlouvy data obvykle vrátí nebo smaže. Bez vlastního archivu riskujete, že data nebudou k dispozici.
Co když zaměstnanec požádá o výmaz svých údajů podle GDPR?
Údaje, které musíte uchovávat ze zákona, vymazat nemusíte – právo na výmaz se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti. Ostatní údaje posuďte podle účelu.
Kde najdu úplné znění lhůt?
V zákoně č. 582/1991 Sb. (§ 35a), zákoně o účetnictví (§ 31) a zákoně o DPH (§ 35) na e-Sbírce nebo na Zákonech pro lidi.
Zdroje
- Zákony pro lidi – zákon č. 582/1991 Sb. – § 35a uschovací doby
- Zákony pro lidi – zákon o účetnictví – § 31 a § 32
- Česká správa sociálního zabezpečení – povinnosti zaměstnavatelů v důchodovém pojištění
- Národní archiv – archivnictví a spisová služba
- Úřad pro ochranu osobních údajů – lhůty a mazání osobních údajů
